COLUMN

Scope creep in de super

Heb je dat nu ook? Zo’n project waar maar geen eind aan komt, omdat er telkens andere dingen aan worden toegevoegd? Hoe komen we eigenlijk aan die scope creep? Of liever, hoe kom je er vanaf?

Natuurlijk zijn er dikke managementboeken geschreven over scope management. Die staan vol met tips als: “Schrijf je scope goed op”, “Stem af met je stakeholders”, “Laat tekenen bij het kruisje”, “Zorg voor een goed changemanagement-proces”, “Hou iedere aanpassing bij (en breng hem in rekening)”, nauwgezetheid en discipline. Tuurlijk, allemaal waar. En toch ervaren velen van ons projectleiders die langzaam wegkruipende scope. Waarom? Eigenlijk is dat simpel; we zijn allemaal mensen, onze klant ook, en dit gedrag zit in ons ingebouwd. Grenzen verleggen, flexibel doelen aanpassen, ergens anders uitkomen dan oorspronkelijk bedacht, “adapt and overcome”, voortschrijdend inzicht, het heeft allemaal een groter, instinctief doel: overleven. En dat doen we dagelijks toch?

Terwijl ik dit schrijf zitten we midden in de coronacrisis. Dan komt “overleven” ineens een stuk dichterbij. Zoals veel projectleiders, moet ik vanuit huis werken. Mijn team is wel wat dynamiek gewend en ik heb een hoop ervaring met aansturen van remote teams, dus dat komt helemaal goed. Nou, bijna dan. Ik krijg er wat werk bij: de wekelijkse boodschappen. Vanwege haar gezondheid kan mijn lieftallige wederhelft die even niet doen nu. Dus ik krijg een boodschappenbriefje, of zeg maar brief, mee naar de winkel. “Mooi” denk ik nog, “de scope van de opdracht ligt tenminste vast”. Tja, dat denk je dan. Heb je wel eens boodschappen gedaan? Lees verder.

Scopelijstje De eerste stap, de groente, gaat goed. Dan komt het vlees. De kipfilet is uitverkocht of weggehamsterd. De levertijd van een nieuwe zending blijkt te lang, dus wat doe je dan? Mijn opdrachtgever is telefonisch onbereikbaar dus ik moet het zelf uitzoeken. Het doel was met voldoende maaltijden thuis te komen, leek me, dus op zoek naar een alternatief. Jawel, de wienerschnitzel is in de aanbieding, dus die verdwijnt in mijn karretje. Zo, dat heb ik mooi opgelost. De scope is een beetje aangepast maar het projectdoel is zeker gesteld: we hebben te eten. Dat dacht ik toen nog…

Even terug langs de groente. Ik doe er een zak aardappels en pot bonen bij. Staat niet op het scopelijstje voor mijn maaltijdenproject, maar ja, in de reclame deze week, dus snel deze opportunity scoren; je weet maar nooit.

Dan de vloeibare bakboter. De gevraagde versie met upgrade voor bakken, braden en sudderen is ook uitverkocht, maar de standaardversie met alleen bakken is er wel. Doe maar twee dan, want je weet maar nooit.

Vervolgens raak ik in een gevecht met medewinkelaars die geen duidelijk scopebriefje hebben, om de laatste crackers in het vak. Ik moet er twee, maar wil er drie en mijn concurrenten hebben toch geen vast briefje; die weten dus niet wat ze nodig hebben en de crackers zien er smakelijk uit. Je weet maar nooit.

Mijmerend over het gevaar van scope creep en boodschappenlijstjes loop ik langs het broodvak en de vleeswaren. Daar valt mijn oog op een pakje salami, juist ja, van die tactiek, denk ik nog. Nee, ik laat dat pakje liggen, zit niet in mijn scope.

Het is glashelder, ik doe zelf nooit impulsaankopen, maar mijn projectklant wel. Iedere kans grijpt ‘ie aan om er wat bij te doen; da’s handig, want je weet maar nooit. Ook al is het niet altijd goed voor de gezondheid van mijn project, het is toch je klant, nietwaar?

Managen of overleven? Hoe zit dat dan met die scope? Scope is reikwijdte, zegt Van Dale. Scope management is dan het opschrijven van alle zaken die gemaakt worden en taken die te doen zijn (Wikipedia). Dan heb je ook nog scope control, het proces van het regelen van veranderingen, en dat proces is zelfs door PMBOK als methode uitgeroepen. IPMA meldt in de ICB dat een juiste en gedragen vaststelling en beheersing van de scope essentieel is. De Workfront-website stelt dat, zonder een uitgebreid scope managementplan voor een project, er een gerede kans is dat je team werkzaamheden uitvoert die niet nodig zijn. Ik staar naar mijn boodschappenbriefje en vraag me af met welk plan ik dat eigenlijk aan het managen ben. Of ben ik gewoon aan het “overleven”?

Eileen O'Loughlin schreef in 2015 een overzicht van “Top Software for Scope Management”. Onze buurtsuper heeft dat ook gelezen en toegepast in een handige app op mijn telefoon. Daar staat het boodschappenlijstje van mijn opdrachtgever in. En krijg ik automatisch bij elk artikel de reclameaanbieding erbij met de verleiding om er net iets meer van te kopen dan ik nodig heb. “Je weet maar nooit” en de scope creep zijn voorgeprogrammeerd…

Intussen is mijn winkelwagen al goed vol en ik ben bijna bij de kassa als ik langs de visafdeling loop. Het staat niet op mijn lijstje en ik ben niet aan het hamsteren, maar die twee harinkjes zien er zo goed uit. Niks tegen mijn vrouw zeggen, ik leg ze snel in mijn karretje…

Met stijgende verbazing pakt mijn opdrachtgever thuis de boodschappentas uit. “Wat heb je nou meegebracht?” “Aardappels? Standaard bakboter zonder braden-optie?” “En die gevraagde kipfilet kon wél in de geplande nasi die al klaarstaat, maar die wienerschnitzel?”

“Eh, koffie schat?” roep ik nog, en verdwijn snel in mijn thuiskantoor… Scope creep, jakkes.

Over de auteur: Richard Middelkoop is Program Director bij Thales Nederland. In zijn vrije tijd is hij verantwoordelijk voor telecomprojecten voor grootschalige internationale jeugdevenementen, als vrijwilliger bij een NGO.

Volgende artikel: Tooling