BOEK

De weg naar een presterend projectteam

BOEK

De weg naar een presterend projectteam

Titel: Vijf frustraties van projectmanagers - en wat je ermee kunt doen! Auteurs: Marieke Strobbe, Hans Veenman, Leo de Bruijn, Menno Valkenburg

Het succes van een project kent vele bouwstenen. Een van de belangrijke bouwstenen is de samenwerking van het projectteam dat aan het project werkt. Het boek ‘Vijf frustraties van projectmanagers - …en wat je ermee kunt doen!’ gaat in op vijf issues waar projectmanagers met hun team tegenaan lopen en geeft handvatten hoe de basis van de interactie in het team versterkt kan worden.

Marieke Strobbe, Hans Veenman, Leo de Bruijn en Menno Valkenburg hebben elkaar in de jaren negentig leren kennen bij KPMG Consulting, bij een training gericht op resultaatgerichtheid en teamontwikkeling. Na te zijn uitgevlogen, kwamen ze elkaar in de winter van 2014-2015 per toeval weer tegen. Deze ontmoeting leidde tot het op papier zetten van hun ervaringen en gedachten over teamontwikkeling in projecten. Herkenbare basis voor projectmanagers In het boek beschrijven de auteurs vijf frustraties waar je als projectmanager mee te maken kunt krijgen. Hoe ga je om met een team dat niet vooruit wil, met de behoefte het uiteindelijk zelf te gaan doen als een team niet levert, met frustraties over gedrag van anderen en met gebrek aan eigenaarschap? En wat je kunt doen aan energiezuigende projectoverleggen. Deze frustraties en de illustrerende praktijkvoorbeelden zullen voor elke projectmanager herkenbaar zijn. Gebruikmakend van verschillende modellen geven de auteurs handvatten waarmee projectmanagers inzicht krijgen in zichzelf en hun rol in relatie tot hun team. Zo gaan ze in op de ontwikkelingsfasen die een team doormaakt en de interventiemethoden die de projectmanager per fase kan inzetten om een positieve bijdrage aan de teamontwikkeling te leveren. Voor het duiden van de aard van verschillende interacties in een projectteam hanteren de auteurs hun eigen CIPR-model (context, inhoud, proces, relatie). Als het gaat om gedragsvoorkeuren, maken ze gebruik van het Insights Discovery kleurenmodel om inzicht te krijgen in eigen gedragsvoork(l)euren in relatie tot de gedragsvoorkeuren van anderen. Ze gaan in op de basisbehoefte van ieder mens om gezien te worden, als reden waarom teamleden soms in de weerstand schieten. En op het gegeven dat eigenaarschap niet gegeven kan worden, maar dat je als projectmanager slechts de randvoorwaarden kan creëren waarin het kan ontstaan. Een belangrijke randvoorwaarde, die toch vaak blijft liggen, is evaluatie en reflectie in het team. Een leuke extra touch is dat de auteurs hun stellingen en observaties extra tastbaar maken door middel van QR-links, die verwijzen naar filmpjes die de beschreven situaties laten zien in verschillende soorten context. Inzetbaarheid in de praktijk Het boek vormt een makkelijk toegankelijke basis voor de ontwikkeling van teams. Toepasbaar en herkenbaar voor iedere projectmanager. Dit is een kwaliteit en tegelijkertijd een beperking van het boek. We raden het boek aan elke projectmanager aan, als basis bij de ontwikkeling van zijn/haar team. Daar plaatsen we de kanttekening bij dat het boek niet als totaaloplossing te beschouwen is. Onze praktijk laat zien dat je de meest lastige projectuitdagingen niet alleen maar oplost met de suggesties in dit boek. De diepgang van het boek is af te lezen aan de beperkte omvang ervan, je bent er zo doorheen en het geeft vooral een aanzet voor het zorgen voor de juiste hygiëne binnen het project. Hiermee bedoelen we dat de inzichten en suggesties in het boek een belangrijke baseline vormen voor het ontwikkelen van het team. Daarnaast doet het boek suggesties die uitgangspunt zouden moeten zijn voor elk projectteam. Het gaat echter niet verder dan die hygiëne; we weten dat elk project met onverwachte zaken te maken krijgt. Hoe daarmee om te gaan, ook met de druk die dan op de interactie en de samenwerking komt te staan, wordt slechts beperkt aangeraakt. Overigens pretendeert het boek ook niet compleet te zijn. De auteurs geven een subset van (vijf) mogelijke issues en zij beschrijven voor die issues hoe daar op een effectieve manier mee om kan worden gegaan. En heel fijn, ze geven ook suggesties over hoe dat te doen. Aanvullende oplossingen die vanuit meer relevante perspectieven helpen te herkennen en erkennen dat er zaken mislopen, zullen elders gevonden moeten worden. In de VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity)-wereld waarin we leven, zijn er meer uitdagingen waar je als projectmanager en projectteam voor kan komen te staan. Een van de dingen waar het dan om gaat, is inzicht krijgen in wat er ‘onder water’ speelt in het team, hoe het team luistert naar zijn onderbuikgevoel en daarop handelt. Thema’s die in het boek worden besproken, kunnen daarbij de goede basis leggen. We noemen in dat kader als voorbeeld het creëren van de juiste randvoorwaarden in de forming-fase en het vertragen en reflecteren zoals beschreven bij de norming-fase. Als echter een duurzame oplossing gewenst is, zal verder onderzoek naar de fundamentele onderliggende oorzaak van die early warning signals noodzakelijk zijn. En vertragen is goed. Op het moment dat projectfalen zich dreigt te manifesteren, is vertragen vaak een randvoorwaarde om benodigde bijstellingen in de context of de content voor elkaar te krijgen. Maar het vergt wel lef van de betrokken teamleden.

Over de auteurs Bastiaan Sommeling (bastiaan.sommeling@atosborne.nl) is projectmanager en (team)coach in projecten in de bebouwde omgeving bij partijen als ProRail, Stedin en andere (semi-)overheden. Zijn specifieke aandacht ligt bij de zachte kant van projectmanagement. Vanuit dat perspectief geeft hij ook veel trainingen en advies op het gebied van project- en procesmanagement.

Jan-Floor Troost (Jan-Floor.Troost@ATOsborne.nl) opereert als Manager Projectbeheersing en Contractadviseur in de wereld van projecten op het gebied van rail- en weginfrastructuur, water en mobiliteit bij partijen als Rijkswaterstaat, ProRail en andere (semi-)overheden. Ook treedt hij op als organisatieadviseur en trainer/coach.

Volgende artikel: Impact