HART VOOR HET VAK

Terugblikken op 12 jaar IPMA-NL bij ISO/NEN:

‘Esperanto voor projectmanagement’ moet nog doorbreken

Door: Guido de Kanter

In 2012 lanceerde ISO zijn eerste standaard op het gebied van projectmanagement. Hieraan was meer dan vijf jaar onderhandelen, discussiëren en schrijven voorafgegaan. Ook door afgevaardigden van IPMA-NL. Op 9 december kwamen de vier IPMA-leden die de vereniging binnen ISO/NEN vertegenwoordigden in Utrecht bijeen om terug te blikken op 12 jaar werken aan ISO-standaarden inzake projectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement. Een gesprek over successen, teleurstellingen en de waarde van de ISO-standaarden voor vakgenoten.

‘Geen belangstelling’, luidde de Nederlandse reactie aanvankelijk. “In 2006 maakte de NEN (Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut, red.) een ronde langs mogelijk geïnteresseerde partijen in Nederland voor een nieuw te ontwikkelen ISO-standaard op het vlak van projectmanagement”, vertelt Robbert van Alen, die van 2007 tot 2012 IPMA-NL vertegenwoordigde. “De animo was buitengewoon laag. Het gevoel dat we al voldoende projectmanagementmethodes hebben, leefde breed. Men zag weinig toegevoegde waarde. En ook ik zag er aanvankelijk weinig in.”

De ontwikkeling van een ISO-norm is een getrapt proces, waarin verkennende fases voorafgaan aan het daadwerkelijke opstellen van de standaard. Die laatstgenoemde fase vindt plaats in internationaal verband en moet binnen vier jaar klaar zijn, anders blaast ISO het af. Heeft de internationale groep van opstellers eenmaal het voorstel voor een standaard klaar, dan krijgen alle landen nog de gelegenheid om te stemmen. Als minimaal tweederde van de landen voor stemt en minder dan een kwart tegen, dan is de nieuwe ISO-standaard een feit.

De NEN, die Nederland vertegenwoordigt binnen ISO, maakte een jaar later alweer eenzelfde ronde. “Er was internationaal voorgestemd”, vertelt Van Alen. “Er ging een norm ontwikkeld worden. Joop Schefferlie, thans de baas van IPMA Certificering, maar destijds hoofd projectmanagement bij Sogeti – mijn werkgever –, vroeg me: ‘wil jij er eens naar kijken?’”

V.l.n.r.: Ben Bolland, Lex van der Helm, Marco Buijnsters en Robbert van Alen.

Damage Control

“Ik heb er zorgvuldig naar gekeken. Mijn oude bezwaar, dat we al veel standaarden hebben, werd niet weggenomen. Maar onder het motto if you can’t beat them, join them heb ik me toch aangesloten. Ik wilde gewoon voor de beroepsgroep voorkomen dat de nieuwe standaard een gedrocht zou worden waar we last van konden krijgen. Damage control, zo mag je het wel noemen.”


“Joop was tevens bestuurslid van IPMA-NL in die tijd. IPMA-NL vond het belangrijk. Ik heb me laten goedkeuren door bestuur van IPMA-NL, en daarmee was ik bestuursvertegenwoordiger in het proces dat uiteindelijk geleid heeft tot ISO-21500 richtlijn”, herinnert Robbert van Alen zich.


“Onze betrokkenheid had ook wel zo zijn voordelen. We vonden als Nederlandse delegatie bepaalde dingen wel belangrijk. Denken vanuit benefits bijvoorbeeld (de voordelen vanuit de business case), dat moest een plek krijgen, net als PMO. Sommige dingen wilden we er ook echt niet in hebben, zoals earned value management. Dit is een norm over processen, dan moet je het ‘hoe’ niet helemaal uit willen kauwen, vonden wij.”


“In december 2007 ben ik naar de kick-off bijeenkomst geweest in Londen. Daarna kwamen we de eerste tijd elk halfjaar samen voor een internationale vergadering. Later, toen we de afronding naderden, werden de vergaderingen iets minder frequent. We kwamen steeds samen met zo’n 100 deelnemers uit 30 landen, en dat vond plaats in de hele wereld. Ik noemde Londen al, en verder ben ik erbij geweest in Washington D.C., München, Tokio en Rio de Janeiro. (Lacht.) Dat klinkt als mooie kansen voor sightseeing. Maar eerlijk: het was van maandag tot en met vrijdag non-stop hard werken. ’s Avonds ging je wel met elkaar eten natuurlijk, en vaak ook nog lobbyen voor jouw standpunt bij een biertje. Maar de volgende dag moest je echt weer fris en fruitig zijn, anders hield je het niet vol.”


“In 2011 waren we eigenlijk klaar”, vertelt Van Alen. “Toen presenteerden we een zogenoemde FDIS, een Final Draft International Standard. Daar mochten alle landen over stemmen.”

Respectabele opbrengst

De standaard was 46 pagina’s dik geworden. Een respectabele opbrengst, vindt Robbert van Alen: “Als je met zoveel mensen een document moet creëren, is zes à zeven bijeenkomsten niet veel. Zeker niet gezien de omvang van wat we hebben opgeleverd.”


De wereldwijde goedkeuring kwam er. Na vijf jaar schrijven en touwtrekken verscheen in 2012 ISO-norm 21500. “Een bijzondere ISO-standaard”, vindt Van Alen, “want deze is gericht op mensen en processen.” “Inderdaad”, beaamt Lex van der Helm. “Normaal gaat het bij ISO over kinderzitjes en stopcontacten.”


Van Alen: “Waar ik blij mee ben is dat het ons gelukt is om een overkoepelende standaard te maken, die gebruikt kan worden in combinatie met alle bekende methodieken. ISO 21500 is een informatieve norm of richtlijn, waar geen certificering op kan plaatsvinden. De norm beschrijft wát je doet, maar niet uitgebreid hóe je het doet. Dat had ook een reden: anders hadden we de norm nooit afgekregen in de tijd die ervoor staat. Tegelijk heeft dat ook wel een voordeel, want het ‘hoe’ wordt toch vaak bepaald door het soort project. Als je dat toch wilt gaan opschrijven, dan beperkt dat de toepasbaarheid van de norm.”


“Er is een aantal hoofdstromen in projectmanagement”, schetst Robbert van Alen. “In de Verenigde Staten is PMI, met zijn Project Management Body of Knowledge, afgekort PMBoK, de standaard. En dat is een andere benadering: er zit een businessmodel achter, waarin PMBoK alleen gebruikt mag worden door PMI-leden. IPMA, dat in Europa sterk is, is een vereniging van verenigingen. IPMA heeft zelf geen projectmanagementstandaard, maar competentiemodellen voor zowel individuen als organisaties, en een beoordelingsmodel voor projecten. En dan is er nog de PRINCE2-methodiek, die vanuit de Britse overheid kwam. Wereldwijd is de adoptie daarvan niet zo groot. PRINCE2 wordt vooral gebruikt in het Verenigd Koninkrijk, Zuid-Afrika en Nederland, en dan vooral in de IT.”

Robbert van Alen:
“Zonder de reis om aan de norm te komen, waren IPMA en PMI gescheiden silo’s gebleven. Nu is er over en weer veel meer waardering voor wat de ander te bieden heeft."

Esperanto voor projectmanagement

Van Alen: “ISO 21500 is een soort paraplu, die toepasbaar is met alles. Het heeft een gezamenlijke taal gecreëerd, een soort Esperanto voor projectmanagement.”


Marco Buijnsters: “Je vergelijkt wel verschillende dingen met elkaar: IPMA heeft competentiemodellen, PRINCE2 is een methodiek, en PMBoK is dat ook.” “PMBoK omschrijft ook technieken”, vult Lex van der Helm aan. “Dus het gaat nog een stapje verder.” Robbert van Alen: “Het kan heel goed naast elkaar bestaan. Want de IPMA bevat niet zoveel technieken, en PRINCE2 ook niet. Je kunt dat heel mooi uit PMBoK halen.”


De term ‘PMBoK’ wordt tijdens het gesprek veel gebezigd door het viertal. Deze projectmanagementmethodiek van PMI is als basis gebruikt voor de processen binnen de ISO-standaard 21500, zij het met enkele wijzigingen. Maar die zijn bescheiden, stelt Marco Buijnsters: “21500 is voor 95 procent hetzelfde als PMBoK.”


Dat maakt ISO 21500 kwetsbaar voor herziening op tactische gronden, nu de standaard aan zijn vijfjaarlijkse herziening toe is – zoals gebruikelijk voor een ISO-standaard. Marco Buijnsters: “De Amerikanen hebben aangegeven dat zij een bepaalde matrix, die is overgenomen uit PMBoK, er nu uit willen hebben. Daarvan hebben de Zuid-Koreanen dan weer bedongen dat hij terugkeert als bijlage, dus voor de eindgebruiker maakt het weinig uit.” Lex van der Helm: “Het is een tweeslachtig spel dat de Amerikanen spelen. Aan de ene kant drukken ze graag hun eigen manier van werken door, aan de andere kant is en blijft PMI, anders dan IPMA, een meer commercieel gedreven organisatie die zelf haar modellen commercieel wil vermarkten.”


“Het is een soort Europese Commissie in het klein”, merkt Ben Bolland gekscherend op. Lex van der Helm: “Ja, het gaat wel over taal en cultuur, en dat was voor mij het leukste aan het hele spel.” Robbert van Alen: “Heel vaak gaan de discussies over finesses van de Engelse taal. Ik heb eens een urenlange discussie meegemaakt tussen de Britse, de Amerikaanse en Zuid-Afrikaanse delegaties, over het verschil tussen ‘goals’ en ‘objectives’. Ze vochten elkaar de tent nog net niet uit, maar de discussie liep hoog op. Ze zijn er niet uitgekomen. Uiteindelijk is de kwestie teruggegaan naar een van de werkgroepen die over terminologie gaat.” Van der Helm: “Als je niet van taal houdt, moet je niet aan ISO-standaardisering meedoen. Ik heb veel plezier gehad aan het smeden met taal, maar zelfs ik dacht weleens: wat is dit voor geneuzel op de vierkante millimeter?”

Familieleden

“Ik ben betrokken geweest van 2011 tot 2015”, vertelt Lex van der Helm, die Robbert van Alen daarmee min of meer opvolgde. Het was een periode waarin de eerste ‘familieleden’ van ISO 21500 ontwikkeld begonnen te worden. “In 2011 was de eerste norm een feit. Daarna gingen we verder in drie verschillende werkgroepen om vorm te geven aan normen betreffende governance, portfoliomanagement en programmamanagement. In de periode van 2015 tot 2017 heeft de commissie drie normen afgeleverd, van wisselende kwaliteit. Ik vond ISO 21503, de richtlijn voor programmamanagement, erg dun. Letterlijk. Het waren vier pagina’s in eerste instantie.”


Hebben ISO 21500 en zijn inmiddels zes jongere familieleden veel aanvaarding gevonden onder projectmanagers? “Nee, er wordt weinig gebruik van gemaakt”, zegt Robbert van Alen. Dat komt mede door de hoge prijs, denkt Ben Bolland: “NEN vraagt er ongeveer 180 euro voor. Dat is duurder dan elk studieboek, en dáár kun je meer uit halen. Het loopt inderdaad niet hard. Er is, in ieder geval in Nederland, amper adoptie in de markt.”


Volgens Marco Buijnsters ontbreekt het in de huidige tekst aan een richtlijn voor de implementatie: “Mensen willen graag een leidraad kunnen volgen. Zo van: 'Als ik dit boekje volg, doe ik het goed'. Zo is ISO 21500 niet opgezet.”


Brug

Voor Ben Bolland, die in 2015 de derde vertegenwoordiger werd van IPMA-NL, na Lex van der Helm, is de meest bevredigende bijvangst van het ISO-proces dat de PMI- en IPMA-werelden elkaar meer gevonden hebben. “Dat vind ik echt de verdienste van Robbert van Alen en Rommert Stellingwerf (past president van PMI Netherlands Chapter, die namens PMI-NL deelnam aan de totstandkoming van ISO 21500, red.). Rommert heeft het als een van de weinigen binnen PMI aangedurfd om een brug te slaan tussen PMI en IPMA.” Marco Buijnsters: “Vooral in de V.S. verdedigt PMI heel sterk zijn territorium. IPMA krijgt daar moeilijk een poot aan de grond. In Nederland is er wél samenwerking vanuit het gemeenschappelijk belang. We reiken bijvoorbeeld samen research awards uit en zijn er plannen voor een gezamenlijk congres. Dat is te danken aan Rommert.”


Robbert van Alen: “Zonder de reis om aan de norm te komen, waren IPMA en PMI gescheiden silo’s gebleven. Nu is er over en weer veel meer waardering voor wat de ander te bieden heeft. En de mensen die aan de ISO-norm meewerken hebben ook een stem buiten het ISO-project. Misschien zal niet iedereen het hardop toegeven, maar PMI is positiever gaan denken over IPMA en vice versa.”


Afscheid

Ben Bolland en de in 2017 toegetreden Marco Buijnsters waren tot 1 januari 2020 de vertegenwoordigers IPMA Nederland bij het proces van ISO-standaardisatie. “Afgelopen zomer heeft het IPMA-bestuur gezegd: wij stoppen met de ISO/NEN-ondersteuning, want het levert in onze ogen niet genoeg op”, vertelt Bolland. “Marco en ik betreuren dat, maar wij vinden het zelf nog wel belangrijk en interessant genoeg om nog minimaal tot 2021 door te gaan op persoonlijke titel.”

Er staat dan ook een beslismoment voor de deur over een te ontwikkelen nieuwe standaard, waar Bolland en Buijnsters nauw bij betrokken zijn. “In een studiegroep over projectmanagementcompetenties zijn we tot de conclusie gekomen dat er op het niveau van individuele competenties al zoveel is, dat je niet nog een keer het wiel moet willen uitvinden. Wel is er ruimte voor een certificeerbare standaard die kijkt naar de projectomgeving, vergelijkbaar met de ISO 9001, die certificering op het gebied van kwaliteitsmanagement mogelijk maakt. Is de omgeving van het project, bijvoorbeeld de opdrachtgever, voldoende faciliterend? Is aan alle randvoorwaarden voldaan, zodat het project niet bij voorbaat gedoemd is te mislukken? We moeten toe naar volwassenheid van de organisatie en haar omgeving als het gaat om projecten.”

Ben Bolland: “Het beslismoment vindt waarschijnlijk plaats bij NEN in Delft, want daar vindt van 14 tot en met 18 september de eerstvolgende internationale meeting plaats. Ik moet zeggen: daar kijk ik wel naar uit.”

Daarnaast organiseert NEN op 13 februari de informatiebijeenkomst ‘Certificeerbare norm voor projectmanagement’. Bolland: “Alle geïnteresseerden zijn van harte welkom”.

Volgende artikel: Nieuws & Events