AL DOENDE

Hercertificering

In 2007 maakte ik deel uit van een eliteklasje project- en programmamanagers van ING. ING had destijds als insteek dat alle projectprofessionals gecertificeerd moesten zijn. Met een groep van 15 man volgden wij een intensief trainingsprogramma dat werd gekoppeld aan een IPMA certificering. Het was hard werken om het certificeringsprogramma te doorlopen en het gaf veel voldoening om te certificaat binnen te kunnen halen.

In mei 2019 verliep mijn certificaat en besloot ik de hercertificerings-procedure te doorlopen. Dat besluit nam ik na een korte afweging, want de kosten zijn best aanzienlijk (€768,35) en ik kon me herinneren van de eerste hercertificering dat het best wat energie kostte om het traject te doorlopen. In 2019 wordt er anders tegen certificering aangekeken. In een Agile wereld merk ik dat er wat meewarig wordt gekeken als je uitlegt dat je programmamanager bent en de arbeidsmarktwaarde van het certificaat (b)lijkt beperkt. Het zou echter zonde zijn om de eerder gedane inspanningen teniet te doen, dus ik besloot er nog een keer de schouders onder te zetten.


Het proces

Het hercertificeringsproces bestaat uit een aantal fasen. Als eerste de aanmelding en betaling van de kosten. Daarna start het proces waarbij IPMA een aantal middelen beschikbaar stelt. Het draait allemaal om het hercertificeringsdocument waarin onder meer werkervaring, referenten, zelf-assessment en een uitgebreide omschrijving van programma’s, projecten en portfolio’s uit de afgelopen vijf jaar worden opgenomen.

De assessor beoordeelt de document en de feedback. Gebruikelijk is dat één van de referenten wordt gebeld voor een telefonische toelichting. Het eindoordeel (wel/niet hercertificering) volgt snel daarna.

Over de auteur:

Melvin Welters is Manager Verandermanagement & IT bij Nationale Nederlanden.

Mijn aanpak

IPMA verstrekt een aantal hulpmiddelen, waaronder een uitgebreide toelichting op het hercertificeringsdocument en een online omgeving waarin documenten geüpload kunnen worden. De toelichtingen zijn goed bruikbaar, maar de online omgeving is qua navigatie niet heel intuïtief. Het hercertificeringsdocument werkt niet heel prettig. Soms biedt het te weinig ruimte voor de teksten en er zitten wat kleine foutjes in, zoals de optellingen voor de complexiteiten die niet werken. Positief zijn de e-mail-updates en reminders die worden verstuurd. Daarmee kan bijvoorbeeld een referent die geen respons levert aangespoord worden dit alsnog te doen.

Ik ben niet een type dat heel actief zijn cv bij werkt. En dat is lastig, omdat een groot deel van het document bestaat uit referenties naar programma’s, portfolio’s en projecten die aantonen dat een kandidaat de afgelopen jaren op voldoende niveau heeft gewerkt. Hierbij is data nodig: planningen versus realisatie, bemensing, budgetten en actuals.

Projectprofessional ben je niet voor niets. Ik startte dan ook met het maken van een overzicht van de werkzaamheden en vertaalde dit naar een planning. Ik moest de certificering in een drukke periode op werk uitvoeren en koos ervoor om de klus binnen een week of vijf af te ronden: precies voor de start van mijn vakantie. Een mooie deadline om naar toe te werken. Vakantie is voor mij echt rust nemen, dus ik had er veel belang bij om het werk voor die tijd af te ronden.

Afbeelding 1: Mijn zelfgemaakte planning

Richting finish

Om goed in de flow te komen, zette ik de meer eenvoudige activiteiten in de eerste week. Daarbij maakte ik een eigen overzicht waarin ik de projecten waaraan ik gewerkt had grafisch in de tijd plaatste met het relatieve gewicht qua tijdsbesteding. Dat hielp me enorm om de gewerkte uren goed te kunnen bepalen en het was een handig houvast om het document te kunnen structureren. In mijn geval had ik met 4 onderdelen te maken: één portfolio, twee programma’s en de afronding van een project dat grotendeels tijdens de vorige certificeringsperiode had gelopen.

Afbeelding 2: Gedeelte van mijn tijdlijn over de certificeringsperiode

Ieder weekend maakte ik ongeveer twee uur vrij om aan de hercertificering te werken. Met de eerder opgestelde planning had ik een mooi middel om mijn voortgang te bewaken. En met een kleine eindsprint in de laatste week voor vakantie lukte het om de documentatie tijdig aan te leveren bij IPMA. 13 juni verstuurde ik de spullen.

Tijdens mijn vakantie kwam al snel bericht dat de documenten aan de vereisten voldeden en aan de assessor waren overgedragen. Het verkrijgen van de referenties had iets meer voeten in de aarde, maar na de automatisch verstuurde reminders werden ook die ingediend. De assessor koos nog voor een telefonisch interview met één van de referenten. Het koste wat moeite om dat gesprek voor elkaar te krijgen, maar uiteindelijk lukte dat op 22 juli en kwam dezelfde middag nog de verheugende mededeling dat het certificaat weer voor vijf jaar verlengd is.

Afbeelding 3: Het felbegeerde certificaat is binnen!

Lessen:

1) Houd gedurende de periode actief je cv bij, inclusief harde data als aantallen mensen en budgetten. Dit voorkomt dat je bij hercertificering de archieven in moet duiken om dit soort feiten te achterhalen.

2) Referenten: zorg voor een duidelijke briefing van referenten waarin je helder maakt wat van hen verwacht wordt. Het eerst beschreven programma wordt als basis gebruikt. In mijn geval een programma van 3,5 jaar geleden dat ook in de herinnering van de referenten naar de achtergrond verdwenen was. Een kleine opfrissing, bijvoorbeeld door beschrijving uit het certificeringsdocument op te sturen, is welkom.

3) Hercertificering vergde mij ongeveer 16 uur inspanning. In een drukke periode met weinig tijd betekende dat goed plannen en gedisciplineerd die planning nakomen.

IPMA Certificering - Joop Schefferlie, directeur IPMA Certificeren aan het woord:

“De grote waarde van een IPMA-certificaat is dat je wordt getoetst op je competenties. Het is geen kwestie van dingen uit je hoofd leren en herhalen tijdens een examen, maar echt laten zién dat je het kunt”, vertelt Joop Schefferlie, directeur van IPMA Certificering. Schefferlie vertelt dat ze bij IPMA Certificering bewust hebben gekozen voor hercertificeren.


“Als je een certificaat hebt behaald en vervolgens niets meer doet op het gebied van projectmanagement, vergeet je dingen, kunnen je skills verdwijnen en je competenties verzwakken. Dan heeft het certificaat dus eigenlijk geen waarde meer. Om dat te voorkomen, moet je je elke vijf jaar laten hercertificeren.”

Je kunt bij IPMA Certificering verschillende niveaus behalen: van IPMA D, voor de beginnende professional, naar IPMA C, B, en IPMA A voor de meest ervaren projectprofessionals. En sinds kort bestaat ook: IPMA Agile Leadership. Melvin Welters spreekt over agile en de schijnbaar afgenomen waarde van een IPMA Certificaat in een Agile wereld. Schefferlie zegt daarover: “Ook bij IPMA Certificering merken

we dat deze ontwikkeling gaande is. Ik vind het een mooie verandering en om daarin mee te gaan, hebben we bij IPMA nu ook het IPMA Agile Leadership-certificaat. In beginsel is dat hetzelfde als de vier niveaus: ook als je agile werkt, moet je samenwerken, onderhandelen... Daarom certificeren we ook hier op basis van de 28 competenties.”

Meer informatie over (her)certificeren? Bekijk dan eens de website van IPMA Certificeren

Over de auteur:
Melvin Welters is Manager Verandermanagement & IT bij Nationale Nederlanden.

Volgende artikel: Nieuws & Events