TOOLING


Project Online

In de rubriek voor projectmanagementtools deze keer aandacht voor Project Online. Wat biedt deze tool? Hoe wordt het in de praktijk gebruikt? Hoe neem je het goed in gebruik? Hoe gebruik je Project Online in combinatie met andere Office 365 apps?

Project-, portfolio- én resourcemanagement

Project Online ondersteunt traditioneel en agile project-, portfolio- en resourcemanagement. Projectmedewerkers gebruiken de tool om samen te werken. Projectmanagers gebruiken de tool om projecten te plannen, de voortgang bij te houden en die informatie te delen. Portfolio- en resourcemanagers kunnen de informatie gebruiken bij het optimaal samenstellen van het portfolio op basis van strategische doelstellingen, beschikbare mensen en beschikbare middelen.

Grote diversiteit in gebruik

Drie voorbeelden van gebruik geven aan hoe verschillend organisaties Project Online inzetten.

Eén van mijn klanten gebruikt Project Online vooral om het projectportfolio samen te stellen. Gebruik van de tool richt zich op het registreren van de bijdrage van projecten aan strategische doelstellingen en de inzet van mensen.

Een andere klant gebruikt Project Online met name om de voortgang van alle lopende projecten eenvoudig te kunnen rapporteren. Gebruik van de tool richt zich daar vooral op het registreren van voortgang op projectniveau. Gebruik van detailplanningen is optioneel.

Een derde klant gebruikt Project Online juist zodat projectmedewerkers iedere dag kunnen zien aan welke taken ze die dag moeten werken. Planningen bevatten om die reden dan ook veel detail.


Implementeren met aandacht voor proces en gedrag

Met een team van JSR werk ik dagelijks aan het maken van stappen in project- en portfoliomanagement met Office 365 apps zoals Project Online.

Met het simpelweg beschikbaar stellen van de functionaliteit zonder aandacht voor de bijbehorende processen en bijbehorend gedrag worden doelen van Project Online implementaties zelden behaald. Nog altijd geldt: “a fool with a tool is still a fool”.

Van groot belang voor succesvolle implementaties zijn volgens mij dan ook inrichtingen die passen bij de organisaties, aandacht voor bijbehorende processen en gedrag, training en ondersteuning bij eerste gebruik.


Samenwerken met Office 365

Project Online inzetten is een logische stap als Office 365 al wordt gebruikt. Bijbehorende vraagstukken, rondom beveiliging van informatie bijvoorbeeld, zijn dan namelijk al aan de orde geweest. Ook zijn medewerkers al gewend aan de look & feel van Office 365 apps. Gebruik in combinatie met andere Office 365 apps zorgt voor echt krachtige mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan Power BI, Planner en SharePoint en/of Teams.

● Power BI biedt inzichten die helpen bij het komen tot geïnformeerde beslissingen; met

data uit Project Online als bron

● Planner helpt bij het organiseren van teamwerk; met een bovenliggende taak in Project

Online als startpunt

● SharePoint en/of Teams zijn geschikt voor het delen van informatie en communicatie; met data-uitwisseling en/of links naar het bijbehorende project in Project Online

Project Online inzetten bij project-, portfolio- en/of resourcemanagement is dus een logische stap als Office 365 al wordt gebruikt en is, zeker in combinatie met ander Office 365 apps, een flexibele en krachtige oplossing. Aandacht voor de bijbehorende processen en gedrag is cruciaal voor het behalen van de doelen van Project Online implementaties.

Over de auteur

Gert-Jan Waterlander is PPM-consultant bij JSR.

https://www.linkedin.com/in/gertjanwaterlander/


Wat wil jij weten?

In de komende Projecties hebben we een speciale rubriek gereserveerd waarin we aandacht zullen besteden aan projectmanagementtools. Ons doel is om gebruikerservaringen te delen. Leveranciersinformatie is immers wel beschikbaar. Maar hoe werkt het echt? Hoe staat het met het gebruiksgemak? Waar zitten de aandachtspunten bij de implementatie? Wat als je met zowel lineaire als iteratieve projecten te maken hebt? Wat zijn de alternatieven?


Geef ons aan wat je vragen zijn, welke tools je graag besproken zou willen hebben. Of, als je je eigen ervaringen met een bepaald hulpmiddel wilt delen, geef aan of je zelf een stuk(je) zou willen schrijven of liever hebt dat we daarvoor langskomen om je verhaal te komen halen. Een tool kan een bekend planningspakket als MS Project zijn, een minder bekend hulpmiddel om de scope te beheren zoals Relatics of zelfs een zelf ontwikkeld dashboard zijn dat de informatie uit verschillende bronnen in één oogopslag beschikbaar maakt. We zijn vakgenoten, laten we zoveel mogelijk kennis met elkaar delen om samen tot betere projecten te komen!

Volgende artikel: Colofon