COLUMN

De kracht van rituelen

Organisatieverandering gaat hand in hand met onzekerheid, chaos en frustratie. Dit is vrijwel niet te voorkomen. Hoe bied je houvast in zo’n context? Hoe kom je tot een succesvol projectresultaat in een onzekere wereld?

Recent nam ik deel aan een yoga-workshop op het strand van Bergen aan Zee. De workshop was gebaseerd op Morning Medicine, het gelijknamige boek van Angélique Heijligers (Wellness-journalist en trendwatcher, woonachtig in L.A.) In een periode van depressie ontwikkelde Heijligers een ritueel dat het de moeite waard maakte om uit bed te komen. Het ochtendritueel hielp haar mentale herstel. Maar het ritueel hielp ook de kwaliteit van de ochtend te zien: een nieuwe, frisse start vol mogelijkheden.
“Rituelen geven houvast en een gevoel van veiligheid en vertrouwen”, zegt Heijligers. Ze helpen om te reflecteren, bewuste acties te ondernemen én focus te houden. Midden in de workshop realiseerde ik mij ineens: is dit niet precies wat we proberen te bereiken in projecten? Of we die nu agile aanpakken of niet?


Van rituelen naar projectresultaat
In een lean-agile transformatie zie je ook een specifiek ritme van ceremonies, of overleggen. Elke ceremonie heeft een heel specifiek doel en beoogd resultaat. Temidden van de dynamische projectcontext geeft een ritme van ceremonies wat zekerheid. En in ieder project (los van methodiek) is het zinvol om benodigde overleggen te structuren middels een doel en agenda.

Hoe houd je focus op het projectresultaat? Hoe geef je net genoeg structuur om houvast te vinden, terwijl er genoeg ruimte overblijft voor flexibiliteit en creativiteit? Waar zit de gemene deler, los van bestaande methodieken? Mijn conclusie: de stand van zaken, de klantwens en samenwerking zijn de beste ijkpunten om rituelen in te bouwen.


Stand van zaken

Houd de vinger aan de pols op het gebied van de huidige stand van zaken. In scrum kennen we de daily scrum. Maar scrum of niet, een vast moment om kort met elkaar de status door te nemen is aan te raden. Wordt de planning gehaald? Zijn er urgente, onverwachte omstandigheden die snelle actie vragen? Een korte (!) projectteambijeenkomst op regelmatige basis biedt uitkomst.


Klantwens

Een regelmatig gesprek met klant of opdrachtgever is essentieel, om de toegevoegde waarde van het project te maximaliseren. In hoeverre koersen we nog steeds af op het voor de klant gewenste projectresultaat? Misschien is er voortschrijdend inzicht dat interessant is om mee te nemen in het vervolg.


Samenwerking

Als kippen zonder kop keihard werken naar de deadline. Herkenbaar? Het is zo moeilijk, maar zo belangrijk om een stap terug te doen en te reflecteren. Reflecteren op de samenwerking binnen het projectteam. Maar ook reflectie op de samenwerking van projectteamleden en haar belangrijkste stakeholders.


Doen!

Stem per ijkpunt de frequentie en tijdsduur af die voor jouw projectteam werkt. Als je genoeg discipline bezit om te starten én vol te houden, heb je een goede focus op je projectresultaat te pakken. Bewuste actie is de sleutel tot houvast, kwaliteit en vertrouwen. Met projectsucces als logisch gevolg.


Over de auteur:


Angela Barendregt MSc


Angela is Projectsucces Consultant bij Blue Bricks. Zij heeft 8 jaar ervaring in verandertrajecten op het snijvlak van Business en IT. Zowel in traditionele projecten als agile en SAFe transformaties. Zij zoekt daarbij altijd naar de bestpassende oplossing die zorgt dat het doel met succes behaald wordt

Volgende artikel: Tooling