TOOLING


Tools? Werk eerst aan je basisproces!

© René Raaijmakers

Een aantal jaren geleden vroeg een directieteam mij om advies ten aanzien van geschikte projectmanagementtools. Nou vind ik tools niet het meest sexy onderwerp om over te praten, maar in dit geval zat me iets anders dwars. Daarom vertelde ik de volgende anekdote.

“Directieleden, onlangs ging mijn dochtertje van vijf voor het eerst mee skiën. We hadden ons goed voorbereid, ze had een prachtig skipakje van Marktplaats. Ik zie haar nog, op de piste, voor de skileraar staan. Skipakje aan, helm op, ski’s aan. En met twee skistokjes in haar handen keek ze verwachtingsvol omhoog naar de skileraar. Wat gaan we doen? De skileraar grinnikte, bekeek het groepje en griste toen de skistokjes uit de handen van de leerlingen en gooide ze in een hoek. ‘Zo’, zei hij, ‘deze hebben wij deze week niet meer nodig. We gaan eerst maar eens werken aan de balans…’”

Wat de skistokjes zijn voor de skiër, zijn de tools voor de projectorganisatie. Je hebt er pas wat aan als je je basisproces beheerst. Tools zijn er om een werkwijze te automatiseren of om op te schalen. Niet om een werkwijze af te dwingen.


Overigens ben ik helemaal niet anti-tool. Als je je manier van werken helder hebt, is het erg prettig om er voordeel van te hebben. Daarbij ben ik er voor om zoveel mogelijk gebruik te maken van wat er al in een organisatie aanwezig is. En ook daar wringt het nogal eens bij projectmanagers. Sommigen verzetten zich eigenwijs tegen alles wat al beschikbaar is. Het lijkt soms wel verzetten óm te verzetten. En dat kost enorm veel tijd en energie.


Laat je daarom inspireren door de tuinman. De tuinman heeft een duidelijke mening over welk gereedschap nodig is om het werk goed en efficiënt te kunnen uitvoeren en zal bij zijn eerste bezoek nieuwsgierig in de schuur van de klant kijken wat er allemaal al voorhanden is. De bezem, de grasmaaier, de schoffel… Over het gereedschap dat goed is denkt hij: “Mooi, dan hoef ik dat niet steeds zelf mee te nemen.” Alleen de paar dingen die niet voldoen, die neemt hij elke keer van thuis mee.


Een complete projectmanager beseft dus, dat je pas wat aan de tools hebt, als je weet hoe je je werkproces wilt uitvoeren en dat je een mening moet hebben over hoe je dat proces wilt aansturen en meten. En als je zover bent, dat je ten aanzien van deze tools open minded gebruikmaakt van wat er al in een organisatie beschikbaar is, zodat je je maximaal kunt concentreren op waar het echt om gaat: het leiden van het project zelf!


Roel Wessels, Holland Innovative
Auteur van De complete projectmanager


Wat wil jij weten?

In de komende Projecties hebben we een speciale rubriek gereserveerd waarin we aandacht zullen besteden aan projectmanagementtools. Ons doel is om gebruikerservaringen te delen. Leveranciersinformatie is immers wel beschikbaar. Maar hoe werkt het echt? Hoe staat het met het gebruiksgemak? Waar zitten de aandachtspunten bij de implementatie? Wat als je met zowel lineaire als iteratieve projecten te maken hebt? Wat zijn de alternatieven?


Geef ons aan wat je vragen zijn, welke tools je graag besproken zou willen hebben. Of, als je je eigen ervaringen met een bepaald hulpmiddel wilt delen, geef aan of je zelf een stuk(je) zou willen schrijven of liever hebt dat we daarvoor langskomen om je verhaal te komen halen. Een tool kan een bekend planningspakket als MS Project zijn, een minder bekend hulpmiddel om de scope te beheren zoals Relatics of zelfs een zelf ontwikkeld dashboard zijn dat de informatie uit verschillende bronnen in één oogopslag beschikbaar maakt. We zijn vakgenoten, laten we zoveel mogelijk kennis met elkaar delen om samen tot betere projecten te komen!

Volgende artikel: Colofon