TOOLING


RISKID: gemeenschappelijk risicomanagement, made in Holland


Door: Guido de Kanter

De redactie van Projectie volgt RISKID al enige tijd met interesse. Deze software voor risicomanagement, die in Delft wordt ontwikkeld, vond zijn weg al naar vele tientallen klanten in Nederland en krijgt ook in het buitenland steeds meer tractie. Projectie sprak over het product met gebruiker en IPMA-lid Jos van Ginkel, die RISKID toepaste in een groot en risicovol ICT-project bij de semi-overheid. Van Ginkel werkte samen met Gwendolyn Kolfschoten, zelfstandig adviseur op het vlak van samenwerken die door de opdrachtgever werd ingehuurd om projectmedewerkers vertrouwd te maken met het pakket. Een dubbelinterview over een bijzonder product van eigen bodem.

Zoals veel projectmanagers werkte Jos van Ginkel vaak met een risicoregister in Excel voor het inventariseren en bijhouden van risico’s in zijn projecten. “En dat werkt in veel gevallen prima”, geeft Van Ginkel aan. “Maar naarmate het aantal stakeholders, projectmedewerkers en risico’s toeneemt, gaat het werken in Excel wringen. Als meer dan een handvol mensen in één Excelbestand moet samenwerken, dan werkt dat niet fijn.”


Het project waarin Jos van Ginkel met RISKID kennismaakte was omvangrijk en risicovol. Een ‘grote infrastructuurbeheerder’ (naam bij de redactie bekend), huurde zelfstandig projectmanager Jos van Ginkel in om een project dat binnen het bedrijf omstreden was, toch van start te laten gaan. “Het was een pittige uitdaging”, herinnert Jos van Ginkel zich. “Twee afdelingen met zeer verschillende processen en werkvelden moesten gaan samenwerken aan een nieuw systeem voor gezamenlijk gebruik. Er was een specificatieteam, een testteam en twee ontwikkelteams. In totaal stuurde ik zo’n 25 mensen aan.”

“We werkten aan een nieuwe applicatie ter vervanging van twee oude systemen. Het ene was een GIS-systeem voor assetmanagement; het andere was een systeem voor configuratiemanagement, waarin de samenhang tussen objecten was beschreven. Die twee stonden compleet los van elkaar, terwijl de organisatie vaak gelijktijdig informatie nodig had uit de combinatie van die twee. Er traden daardoor allerlei fouten op, door problemen met de consistentie. Die bestaande systemen konden niet in elkaar geschoven worden, en daarom is besloten een nieuw systeem te gaan bouwen dat die twee vervangt.”

Uitvraag via internet

RISKID wordt benaderd vanuit een webbrowser en is dan ook software as a service. Het stelt projectmanagers en opdrachtgevers in staat om efficiënt veronderstelde risico’s op te halen bij een grote groep betrokkenen. Die groep kan nadrukkelijk ook groter zijn dan de medewerkers van een project. Externe stakeholders zijn eenvoudig uit te nodigen om de risico’s kenbaar te maken die zij waarnemen binnen een project. Doordat de uitvraag gebeurt via internet, hoeven geënquêteerden niet lijfelijk aanwezig te zijn om hun zegje te doen.


Na de fase van inventariseren moet een kleinere groep consensus bereiken over de belangrijkste risico’s. “Ik heb RISKID helpen uitrollen bij meerdere bedrijven en instellingen”, vertelt Gwendolyn Kolfschoten. “En in deze fase zie je vaak de discussie ontstaan: wat vinden we grote, wat vinden we kleine risico’s? Hoe vergelijken we dat? Als er een gewonde valt, is dat dan vergelijkbaar met een grote financiële schade, of een boete, of reputatieschade? Wat is überhaupt de schaal waarop wij meten? Zeker als bij een organisatie risicomanagement nog in de kinderschoenen staat, dan zijn dat soort dingen vaak nog niet besloten. De eerste sessie is er dan op gericht om dat helder te krijgen: wat zijn de risico’s – kans maal impact –, en wat zijn de verhoudingen. Zodat iedereen in een projectteam dezelfde taal spreekt.”


Als de belangrijkste risico’s in kaart zijn gebracht en gewogen, volgt het uitdenken van de passende omgang met deze ‘ongewenste gebeurtenissen’, zoals ze worden genoemd in RISKID. Daarna kan de software worden gebruikt om risico’s te monitoren en onderling de voortgang te communiceren op actuele risicothema’s. Daarbij kan in RISKID de verantwoordelijkheid voor een bepaald risico worden toegekend aan een of meerdere projectmedewerkers. Kolfschoten: “RISKID houdt voor je in de gaten welke deadlines er verstreken zijn, zodat je mensen kunt gaan porren als bepaalde acties nog niet zijn uitgevoerd. Ook op een hoger niveau kan worden meegekeken naar projecten waarin grote risico’s openstaan. Een opdrachtgever kan de projectleider dan aansporen: er moet wat gebeuren.”

Geen eenmalig verhaal

Jos van Ginkel: “Ik vond RISKID heel bruikbaar, precies om risicomanagement op de kaart te krijgen binnen dit project. En zo de risico’s beheersbaar te krijgen.”


Van Ginkel signaleert: “Heel vaak blijft risicomanagement in projecten onderbelicht. We kijken vooral naar de te behalen doelen en gaan rennen. Terwijl het belangrijk is om ook die stap terug te doen en te kijken: welke factoren kunnen een gevaar vormen voor het project? Daarom ben ik blij dat Gwendolyn ons op weg geholpen heeft, zodat we in ons project een goede start konden maken met risicomanagement.” Een van de effecten van de training was dat vanaf dat moment risico’s op de kaart stonden: “Het bleef daardoor niet een eenmalig verhaal, maar we bleven er iedere drie weken aandacht aan besteden in de scrumcyclus.”


Gwendolyn Kolfschoten raakte bij RISKID betrokken door het onderzoek dat zij deed aan de TU Delft naar collaboration engineering: digitale tools die samenwerking ondersteunen. Haar pad kruiste daar met de mensen van TeamSupport, een Delftse start-up die software ontwikkelde voor samenwerking in teams. “Zij zijn hun tool later gaan toespitsen op risicomanagement”, vertelt Kolfschoten. “Voorheen was voor dit soort functionaliteit maatwerk software nodig. Nu is RISKID gebruiksklaar voor risicomanagement, en het is in principe zonder begeleiding toe te passen. Ik geef wel trainingen, maar in veel gevallen is een dag voldoende.”


Kennis uit ieders hoofd

Een groot voordeel dat Gwendolyn Kolfschoten in RISKID ziet is dat het meer risico’s aan de oppervlakte brengt in grote teams met een verscheidenheid aan expertises. “Soms is een risico maar bij één persoon bekend. Om een recent voorbeeld uit de bouw te noemen: ‘We krijgen geen vergunning om bomen te kappen’, wist één projectdeelnemer. Niemand anders wist dat, en zonder RISKID was dat niet boven tafel gekomen. Nu konden er tijdig maatregelen worden genomen, terwijl als dat niet gebeurd was het project zeker vertraging had opgelopen. Deze tool helpt echt om kennis uit ieders hoofd krijgen.”

Daarbij waarschuwt Kolfschoten voor het werken met vooraf vastgestelde lijstjes met risico’s. Kolfschoten: “Veel organisaties werken daarmee. De projectmedewerkers checken dan: zijn deze veelvoorkomende risico’s van toepassing voor ons project? Maar dan denk je dus niet na over specifieke risico’s voor jouw concrete project.

Van Ginkel vult aan: “Het maakt wat lui. Je wordt niet zelf aangezet om over risico’s na te denken. Zo van: je vinkt ze even aan, en klaar. Maar een checklist kan is wél nuttig om na het brainstormen te checken of je niet iets vergeten bent.”

Extra tool

“Ik zie eigenlijk vooral generieke nadelen”, zegt Jos van Ginkel, gevraagd wat hij de minpunten vindt van RISKID. “Namelijk dat dit weer een extra tool is, en dat je aan een opdrachtgever eerst moet verkopen dat je het nodig hebt. Verder kan het in kleine projecten een te zwaar middel zijn. RISKID vraagt tijd en aandacht, die je wel in je project moet terugverdienen.”

Daarnaast is er het aspect van de kosten. Voor het genoemde project heeft Van Ginkel een abonnement afgesloten, waarbij een jaarlijks vaste vergoeding werd betaald voor het gebruik binnen het project. De exacte tarieven hebben Van Ginkel en Kolfschoten niet paraat en het bedrijf geeft er op zijn website geen informatie over. Wel weet Gwendolyn Kolfschoten dat er ofwel een onbeperkte licentie kan worden afgenomen voor de gehele organisatie, dan wel per project of per sessie. “Maar eigenlijk wil je de tool natuurlijk voor de hele duur van je project hebben, niet alleen voor de analysefase”, denkt Kolfschoten.

Is er iets vergelijkbaars op de markt? Kolfschoten noemt enkele alternatieven, maar ze betwijfelt of zij hetzelfde gebruiksgemak bieden: “RISKID is gebruikersvriendelijk genoeg dat mensen er zelf mee aan de slag kunnen. Mensen snappen snel hoe het werkt en hebben weinig instructie nodig om hun bijdrage te kunnen leveren. Dat is een factor die je niet met een andere tool kan realiseren.”

”Gebruiksgemak helpt wel, maar is niet het belangrijkste,” aldus Jos van Ginkel. “Een risicomanagementtool moet allereerst het proces optimaal ondersteunen en daarnaast consequent gebruikt worden. Het tool doet het niet voor je.”


Wat wil jij weten?

In de komende Projecties hebben we een speciale rubriek gereserveerd waarin we aandacht zullen besteden aan projectmanagementtools. Ons doel is om gebruikerservaringen te delen. Leveranciersinformatie is immers wel beschikbaar. Maar hoe werkt het echt? Hoe staat het met het gebruiksgemak? Waar zitten de aandachtspunten bij de implementatie? Wat als je met zowel lineaire als iteratieve projecten te maken hebt? Wat zijn de alternatieven?


Geef ons aan wat je vragen zijn, welke tools je graag besproken zou willen hebben. Of, als je je eigen ervaringen met een bepaald hulpmiddel wilt delen, geef aan of je zelf een stuk(je) zou willen schrijven of liever hebt dat we daarvoor langskomen om je verhaal te komen halen. Een tool kan een bekend planningspakket als MS Project zijn, een minder bekend hulpmiddel om de scope te beheren zoals Relatics of zelfs een zelf ontwikkeld dashboard zijn dat de informatie uit verschillende bronnen in één oogopslag beschikbaar maakt. We zijn vakgenoten, laten we zoveel mogelijk kennis met elkaar delen om samen tot betere projecten te komen!

Volgende artikel: Colofon