TOOLING


Voortgang rapporteren en overzicht creëren met ProjectReports

In organisaties waar meerdere projecten tegelijk lopen ontstaat al snel behoefte aan overzicht. Het management wil zien wat de status van de verschillende projecten is, hoe het met de uitnutting van de budgetten staat en of de verwachte doelen zullen worden gerealiseerd. Vaak wordt een stoplichtrapportage (zie plaatje) gebruikt om snel inzicht te geven welke projecten aandacht nodig hebben.

Over de auteur:
Remco Reitsma: “Als lijnmanager, projectmanager, hoofd PMO en portfoliomanager heb ik verschillende kanten van het werkgebied leren kennen. Met een gedreven team hebben we ProjectReports ontwikkeld. Behoefte aan overzicht en inzicht in projecten? Laten we kennismaken. Telefoon: 06-53247743. Of mail: remco@projectreports.nl

Overzicht creëren met Excel
Iemand, vaak een Project Management Officer (PMO), moet de overzichtsrapportage gaan creëren. Meestal ontwikkelt PMO in MS Excel een sjabloon waarmee projectmanagers hun voortgang moeten rapporteren waaruit PMO de informatie met behulp van knippen en plakken overzet in een portfoliorapportage (meestal in Excel of Word).

Stoplicht-rapportage ProjectReports

De praktijk
Na verloop van tijd ervaart PMO een aantal nadelen van het werken met MS Excel: meerdere mensen kunnen niet tegelijk in hetzelfde bestand werken, projectmanagers gebruiken het oude sjabloon in plaats van de nieuwe dat het PMO had verspreid, of ze ‘verbouwen’ het sjabloon door velden toe te voegen. Elke rapportagecyclus herinnert PMO de projectmanagers aan de deadline voor het inleveren van hun voortgangsrapportages. De PMO’er moet vervolgens uit een doorgaans volle mailbox de juiste mails met de rapportages selecteren. Veel zoekwerk. En bij het maken van de overzichtsrapportage is door alle handmatige handelingen de kans op een fout groot.


ProjectReports maakt rapporteren makkelijker
ProjectReports vereenvoudigt het rapportageproces en verhoogt de kwaliteit van rapporteren. Binnen een halve dag ben je operationeel en kun je de eerste rapportages laten maken. Hierdoor kan PMO haar tijd besteden aan analyses en adviezen in plaats van aan het maken van rapportages.


Bring Your Own Apps
Wij geloven in deze tijd van Bring Your Own Device (BYOD) dat projectmanagers graag hun eigen tools willen kiezen: Bring Your Own Apps. Projectmanagers zitten doorgaans niet te wachten op een tool die door de directie of PMO is geselecteerd en van hen vergt dat zij de eigen tools loslaten. Wat projectmanagers wel inzien is dat ze regelmatig en op een uniforme wijze over hun projecten moeten rapporteren. Dat is waar ProjectReports op inspeelt: projectmanagers krijgen automatisch herinneringsmails met een link waarmee ze direct bij het rapportagesjabloon van ProjectReports komen. De informatie uit vorige rapportages is makkelijk in te zien en na het opslaan wordt er automatisch een pdf voor de stuurgroep gegenereerd. Tegelijkertijd worden de portfoliorapportages automatisch bijgewerkt. Alle rapportages zijn altijd en overal via het web bereikbaar. Een grafiek toont het verloop van de indicatoren van een project (zie afbeelding).

Sjabloon (deel) voortgangsrapportage
Grafiek met verloop van indicatoren

Drie randvoorwaarden voor een succesvol rapportageproces
Onze ervaring leert dat de volgende randvoorwaarden cruciaal zijn voor succes:

  1. Commitment bij senior management en projectmanagers (waarom doen we dit?)
  2. Een heldere rapportageprocedure (waarover rapporteren wij, hoe vaak en hoe?)
  3. Tijd om het hele rapportageproces te ondersteunen (een PMO-rol).


Bij de implementatie werken wij met onze partners en klanten samen om deze randvoorwaarden ingevuld te krijgen om overzicht en inzicht in de status van projecten te leveren.


Wat wil jij weten?

In de komende Projecties hebben we een speciale rubriek gereserveerd waarin we aandacht zullen besteden aan projectmanagementtools. Ons doel is om gebruikerservaringen te delen. Leveranciersinformatie is immers wel beschikbaar. Maar hoe werkt het echt? Hoe staat het met het gebruiksgemak? Waar zitten de aandachtspunten bij de implementatie? Wat als je met zowel lineaire als iteratieve projecten te maken hebt? Wat zijn de alternatieven?


Geef ons aan wat je vragen zijn, welke tools je graag besproken zou willen hebben. Of, als je je eigen ervaringen met een bepaald hulpmiddel wilt delen, geef aan of je zelf een stuk(je) zou willen schrijven of liever hebt dat we daarvoor langskomen om je verhaal te komen halen. Een tool kan een bekend planningspakket als MS Project zijn, een minder bekend hulpmiddel om de scope te beheren zoals Relatics of zelfs een zelf ontwikkeld dashboard zijn dat de informatie uit verschillende bronnen in één oogopslag beschikbaar maakt. We zijn vakgenoten, laten we zoveel mogelijk kennis met elkaar delen om samen tot betere projecten te komen!

Volgende artikel: Colofon