TOOLING


Gebruik van tooling voor Sodexo Projectmanagement & Consultancy

Sodexo Nederland heeft een professionele projectorganisatie in huis. Wij hebben projectleiders- en managers in dienst met kennis en ervaring op gebieden zoals bouwkunde, elektrotechniek en werktuigbouwkunde, schoonmaak, food en bijvoorbeeld logistiek. Iedereen is opgeleid op het gebied van projectmanagement en zijn daartoe minimaal ‘Prince2’ (en sommigen ook als ‘Professional Scrum Master’) gecertificeerd. De consultants adviseren de projectleiders- en managers en klanten over de aanpak van specifieke thema’s zoals energiemanagement en brandveiligheid. We werken nauw samen met klanten, andere disciplines en kunnen collega’s mobiliseren om te komen tot de efficiënte en effectieve uitvoering van projecten.

Alle projectleiders- en managers werken volgens het Sodexo Project Management Framework. Dit framework zorgt voor een uniforme, gecoördineerde en betrouwbare aanpak van elk project van start tot finish. Onlangs is binnen de projectenafdeling een Project Management Office (PMO) opgericht. Het PMO is er onder andere om, naast bijvoorbeeld het rapporteren over behaalde resultaten en diverse performance-indicatoren, de projectleiders- en managers te ondersteunen bij het juist toepassen van het Project Management Framework en de projecttool. Op deze wijze kunnen de projectleiders- en managers optimaal functioneren en medewerkers van onze klanten de aandacht op het primaire proces houden.


Diverse type projecten; één projecttool.
De projectenafdeling gebruikt sinds begin 2017 een uniforme projecttool. We maken onderscheid tussen kleine en grote projecten. De projecttool biedt de mogelijkheid per type en omvang van het project een aangepast projectproces toe te passen zonder daarbij de professionele kaders van het Project Management Framework uit het oog te verliezen.



“Onze projecttool draagt bij aan de efficiency en kwaliteit van onze projecten. Projectleiders- en managers kunnen optimaal functioneren en medewerkers van onze klanten kunnen de aandacht op het primaire proces houden”.

Beheersaspecten binnen de projecttool

De projecttool binnen Sodexo wordt voor zoveel mogelijk projectmatige beheersaspecten toegepast. Daarbij valt te denken aan:

▪ Projectrisico’s: nadat risico’s zijn geïnventariseerd, worden deze vastgelegd in de projecttool. Ieder risico wordt geanalyseerd en (mitigerende) maatregelen worden vastgelegd. Het risicoregister wordt vervolgens gedurende het hele project geactualiseerd.

▪ Projectissues: worden vanaf het ontstaat vastgelegd en gevolgd in het issueregister van de projecttool. Er wordt binnen de projecttool via een eenvoudige interface een link gelegd tussen geïdentificeerde risico’s die daadwerkelijk plaatshebben en daarmee een issue worden.

▪ Wijzigingsverzoeken: worden vanaf indienen tot en met acceptatie volgens een workflow binnen de projecttool gevolgd.

▪ Planning: de projectplanning kan binnen de projecttool tot in detail worden vastgelegd en gerapporteerd middels roadmaps, gantt charts, etc.


Met de projecttool is er één centrale plaats waar alle projectinformatie geborgd is, kan projectinformatie eenvoudig worden ingezien bij een eventuele wijziging of overdracht binnen de projectorganisatie en kijkt iedere daarvoor geautoriseerde stakeholder altijd naar dezelfde actuele informatie.


Projectrapportages vanuit de projecttool
De projecttool geeft de mogelijkheid tot het generen van in opbouw en lay-out eenduidige rapportage. Groot voordeel voor de projectmanager is dat basis-projectinformatie automatisch terechtkomt in de rapportage. Voordeel voor zowel interne als externe klanten van Sodexo is dat zij naar een consistent opgebouwde uniforme rapportage kijken.

Voorbeelden van projectrapportages zijn:

Statusrapportage: de statusrapportage wordt automatisch gegenereerd door de projecttool.

Kick off: de projectmanager wordt geholpen door een kick-off presentatie met alle benodigde projectinformatie.

Projectplan: de projectmanager kan zijn projectplan genereren vanuit de projecttool.

Project eindrapport: het project-eindrapport kan vanuit de projecttool worden gegenereerd en verstuurd.


Andere projectdocumentatie en templates
Binnen Sodexo hanteren we diverse speciaal ontwikkelde templates om het project goed in te richten. Denk daarbij aan stakeholdersanalyses, calculaties, overdrachtsdocumenten, projectevaluaties en bijvoorbeeld ook werkplek inspectieformulieren. De projecttool biedt het voordeel dat al deze templates bij de start van het project eenvoudig te raadplegen zijn. Zodoende hoeft de projectmanager nooit op zoek naar bestanden en heeft hij direct de juiste documentatie tot zijn/haar beschikking.


Rapporteren op project- en portfolioniveau
Een rapportage- en dashboardmodule binnen de projecttool biedt de mogelijkheid om zowel op project- als portfolioniveau te rapporteren over diverse parameters. Zo hebben we heel eenvoudig inzicht in onze gehele projectportefeuille voor bijvoorbeeld Benelux, maar kunnen we ook inzoomen op specifieke projectinformatie van dat ene project bij een klant in een bepaalde plaats.

Waar is de projecttool nog meer voor te gebruiken?

De projecttool is onder andere nog te gebruiken voor het versturen van berichten naar stakeholders, gebruik via een bij de projecttool behorende smartphone app en het opslaan van het projectdossier.


Wat valt er nog te verbeteren?

Op dit moment zijn we tevreden over de huidige functionaliteiten van de projecttool en richten we ons vooral op het juist en consequent gebruik ervan. Dan doen we door terugkerende ‘Project Health Checks’, workshops en bijvoorbeeld het aanbieden van tutorials waarin functionaliteiten van de projecttool worden uitgelicht.



Daarnaast zijn er additionele gebieden waarvoor we de projecttool nog zouden willen toepassen, bijvoorbeeld:

Urenregistratie: op dit moment gebruiken we binnen Sodexo een aparte tool voor onze urenregistratie en capaciteitsplanning. We streven ernaar deze beide activiteiten te integreren in eenzelfde projecttool.

Programma- en portfoliomanagement

Scrum framework: de Sodexo Scrum Masters gebruiken nu nog aparte tools voor hun activiteiten. We willen ook de Scrum activiteiten kunnen ondersteunen binnen eenzelfde projecttool.


Welke ervaringen rondom het gebruik van projecttools willen we delen met projectprofessionals?

Standaardiseren versus Maatwerk: de projecttool biedt de optie nieuwe parameters toe te voegen. Dat is een prettige functionaliteit, maar de valkuil is dat je voor alle klanten nieuwe velden creëert. Gevolg? Een woud aan benamingen voor uiteindelijk één en dezelfde parameter. Denk bijvoorbeeld aan 10 verschillende benamingen voor de verwachte einddatum van het project. Daarover rapporteren wordt op den duur onnodig complex. Geleerde les is om bij de start van het gebruik van een projecttool eerst de beschikbare functies en velden goed te doorgronden alvorens je besluit maatwerktoevoegingen toe te passen.

Gebruik van de projecttool versus Voldoende kennis van projectmanagement: het gebruik van onze projecttool voegt alleen waarde toe als er voldoende basiskennis is van het vakgebied projectmanagement. We investeren vanuit het PMO dan in eerste instantie ook vooral in het aanleren van onze ‘way of working’ middels het Project Management Framework. De projecttool met al zijn technische functionaliteiten komt daarna.

“One version of the truth”. Of niet. De projectmanager is in eerste instantie verantwoordelijk voor het daadwerkelijk gebruiken van de projecttool voor zijn/haar project.

Als de ene helft van het team de projecttool gebruikt en de andere helft hanteert nog een eigen Excel op een usb-stick werkt het niet. Geleerde lessen zijn niet compleet, risico-kennis is niet gedeeld en rapportages tonen niet de actuele stand van zaken. We hebben geleerd het gebruik van de projecttool bij aanvang zorgvuldig te begeleiden. En daarna is het dé projecttool die we hanteren. Projecten buiten de projecttool bestaan simpelweg niet en er wordt alleen gestuurd op informatie vanuit de projecttool.

Andere projecttools verkennen: het Project Management Office van Sodexo is (samen met andere bedrijven zoals SynerLogic, Prorail, Fokker, Emerson, JSR, Pathé, LIDL, Descartes, Mosadex en Antea Group) onderdeel van de PMO Community binnen IPMA. Hierin wordt geregeld informatie, bijvoorbeeld over projecttools, uitgewisseld. En dat levert nieuwe inzichten op en ideeën in de toepasbaarheid van je eigen projecttool.


Conclusie

Sodexo gebruikt een projecttool om de efficiency en de kwaliteit van projecten continu te verbeteren. Het Sodexo Project Management Framework biedt een optimale ondersteuning voor ieder project (klein of groot). Dat levert voor klanten een herkenbare projectaanpak op die bijdraagt aan de snelheid en de kwaliteit waarmee projecten worden gerealiseerd. En daarnaast kunnen de projectleiders- en managers continu leren van elkaars ervaringen. Door gebruik van een projecttool heeft Sodexo een breed opgebouwd trackrecord van succesvolle projecten en breidt het portfolio van projecten zich steeds verder uit.

Over Sodexo

Het beursgenoteerde Sodexo, opgericht in het Franse Marseille in 1966 door Pierre Bellon, is wereldwijd marktleider op het gebied van ‘Quality of Life Services’, is actief in 72 landen en heeft 460.000 mensen in dienst, die 132 verschillende nationaliteiten vertegenwoordigen. Sodexo Nederland levert een breed pakket aan ‘On-site Services’ voor haar cliënten in het bedrijfsleven, bij overheid, ziekenhuizen, zorg- en onderwijsinstellingen. Deze services omvatten onderhoud van installaties, landscaping, gebouwbeheer, projectmanagement en consultancy, receptiediensten, beheer en uitgifte van bedrijfskleding, schoonmaak, restauratieve voorzieningen en vele andere facilitaire services. Iedere dag zet Sodexo zich in om voor klanten, gasten en servicegebruikers een inspirerende, gastvrije en veilige omgeving te creëren.

Over de auteur

Marco Clausing: Project Manager Officer, Sodexo Nederland. Meer weten? Lees dan ook eens ‘Leden in het zonnetje’.


Wat wil jij weten?

In de komende Projecties hebben we een speciale rubriek gereserveerd waarin we aandacht zullen besteden aan projectmanagementtools. Ons doel is om gebruikerservaringen te delen. Leveranciersinformatie is immers wel beschikbaar. Maar hoe werkt het echt? Hoe staat het met het gebruiksgemak? Waar zitten de aandachtspunten bij de implementatie? Wat als je met zowel lineaire als iteratieve projecten te maken hebt? Wat zijn de alternatieven?


Geef ons aan wat je vragen zijn, welke tools je graag besproken zou willen hebben. Of, als je je eigen ervaringen met een bepaald hulpmiddel wilt delen, geef aan of je zelf een stuk(je) zou willen schrijven of liever hebt dat we daarvoor langskomen om je verhaal te komen halen. Een tool kan een bekend planningspakket als MS Project zijn, een minder bekend hulpmiddel om de scope te beheren zoals Relatics of zelfs een zelf ontwikkeld dashboard zijn dat de informatie uit verschillende bronnen in één oogopslag beschikbaar maakt. We zijn vakgenoten, laten we zoveel mogelijk kennis met elkaar delen om samen tot betere projecten te komen!

Volgende artikel: Colofon