COLUMN

Welk publiek sleept jou over de finish?

Wanneer staat het resultaat centraal in een project? Van welk type aanpak kunnen wij nog wat leren als het erom gaat voor het optimale resultaat te gaan? Precies, in de sportwereld. Als ergens alleen de eindscore, de finishtijd of de winst telt, dan is het wel binnen de sportwereld. Daar zal je in de aanloop ook rekening moeten houden met bekende projectmanagement-restricties. Je hebt maar beperkte tijd om te trainen en je zult moeten waken voor een overbelast lichaam. Kortom, hoe ontwikkelen we in projectteams de wil om te winnen en naar het optimale resultaat te streven? Ik zocht samen met Ariane Moussault naar de overeenkomsten tussen projectmanagement en het voorbereiden van een triathlon of een (halve) marathon.

It’s not a one man show
Een triathlon lijkt misschien op het eerste gezicht een one man show, maar de betrokkenheid van een coach, voedingsdeskundige en fysiotherapeut zijn essentieel om deze race goed voor te bereiden. Zij voelen zich persoonlijk betrokken bij het te behalen resultaat en daardoor ook verantwoordelijk voor het proces naar het resultaat. Kanttekening is dat je deze experts serieus moet nemen, want anders verlies je je team tijdens het proces. Projectleiders met een sterke eigen expertise in het vak zullen de specialisten in hun team de vrijheid en het vertrouwen moeten geven om deze rol daadwerkelijk uit te voeren. Dat elke schakel nodig is in het team, kan de zelfmotivatie van het team goed doen en ervoor zorgen dat iedereen zich verbonden voelt met het te behalen resultaat.


Zorgen voor de juiste spanning op de boog
Bij een marathon wil je aan het begin niet denken aan de totale 42,2 of de 21,1 kilometer die je nog moet rennen. De afstand naar de eerste waterpost is echter overzichtelijk. Oftewel, je zal de totale afstand moeten opsplitsen in fases, om de overtuiging te hebben dat je de race kan uitrennen en dat je uiteindelijk je oude record kan overwinnen. Evenals bij de gehele training voor een hele triatlon zal je eerst je lichaam moeten laten wennen aan de hoeveelheid belasting, voordat je aan je snelheid kan werken. Geduld, discipline en doorzettingsvermogen zijn daarbij van onschatbare waarde.


Ook bij een project helpt het opbreken van het eindresultaat in overzichtelijke tussenstappen, bijvoorbeeld de eerste heipaal, eerste betonstort of eerste gebruikerstest. Het grote plaatje moet helder zijn, de heipaal moet immers op de juiste belasting berekend zijn, maar men hoeft nog niet in detail te weten hoe de druklaag wordt gestort. Zowel bij Agile of een meer traditionele projectaanpak, je zal tussenmijlpalen moeten stellen om het juiste detailniveau te hebben om resultaat te behalen. Dit zorgt voor focus en de benodigde drive om een tussenmijlpaal te halen. Als ik telkens aan de volgende waterpost denk, dan kom ik er wel. Net als bij een project, waar je in het grof het totale project zal plannen, maar in detail moet weten wat er de komende maand gebeurt.

Esther Korvinus is consultant Contract- en Project Management bij Royal HaskoningDHV

Belang van gezamenlijk evalueren
Tijdens de trainingen kunnen prestaties tegenvallen, zoals het niet halen van een streeftijd. Net als bij projecten prestaties tegen kunnen vallen. Wat doe je dan? Doorgaan met dezelfde aanpak of ga je met je team zitten? En dan niet 1 op 1, maar integraal met z’n allen nadenken over wat er is misgegaan? Bij elkaar zitten na een niet gehaald tussendoel om samen te kijken naar de oorzaak biedt mogelijkheden om dit daarna te voorkomen. Bij een hardloopwedstrijd kan dit de voeding voorafgaand aan de wedstrijd zijn of de hoeveelheid rust in de week voor de wedstrijd. Alleen een team waarin fouten besproken kunnen worden, geeft zichzelf de ruimte om zichzelf constant te verbeteren.


Steun van het publiek
Als iets kenmerkend en wellicht herkenbaar is voor marathon-/triathlon-lopers, is het de laatste meters voor de finish. Je kan eigenlijk geen stap meer zetten, maar het publiek langs de kant haalt je over de finish. Dat enthousiaste publiek, dat je aanmoedigt om de laatste paar 100 meter voor de finish af te maken, geeft je de energie om je wedstrijd - wellicht met een nieuw record - te voltooien. Wie vormt ons juichende publiek tijdens de projecten? Niet de mensen bij de finishlijn, de lintjesknippers, maar de aanmoedigende woorden juist net voor de finish? Kunnen we een bijna-oplevermoment opzetten, waar het projectteam inclusief uitvoeringsploeg aangemoedigd wordt om de laatste loodjes uit te voeren? Zal dat zorgen voor de wil om te winnen en de laatste mijlpaal ook te halen?

Volgende artikel: Tooling