Rewind: oktober 2004

Projectmanagement als ontdekkingsreis

Henk Bellinga: "Onzekerheden vragen om nieuwe competenties"


“Je weet waar je heen wil, maar hebt nog geen idee van hoe je daar kan komen”, zo omschrijft Henk Bellinga het actuele probleem van projectmanagement. “Met het pakket aan kennis, vaardigheden en instrumenten waarmee we projecten decennia lang tot een goed einde brachten, redden we het niet meer.” Het realiseren van gecontroleerde verandering in een continu veranderende omgeving vraagt volgens de oud-voorzitter van PMI-Nederland om nieuwe competenties. “Een geloofsstrijd tussen aanhangers van rationele methoden en die van de meer emotionele mechanismen kunnen we daarbij niet gebruiken, want dan helpen we het vak om zeep. Juist in de tegenstellingen van deze vakbenaderingen moeten we de competenties voor het projectmanagement van de toekomst zien te vinden.”

De kern van projectmanagement is het organiseren van veranderingen die zonder de projectaanpak niet of niet zo snel tot stand zullen komen. Met kracht richting geven aan ontwikkeling en het doorbreken van structuren dus. Ooit was dat eenvoudig of in ieder geval overzichtelijk, omdat het project van de omgeving kon worden afgescheiden om in relatieve rust volgens planning te worden uitgevoerd. De projectcontrole betrof voornamelijk het volgen van de regels, het nakomen van afspraken en de bewaking van tijd, budget en (product)kwaliteit. De nadruk op generieke methoden en calculeerbare technieken lag voor de hand. De uitdaging was het project zo efficiënt mogelijk te realiseren.


Onzekerheid

"We gaan projecten echter steeds minder makkelijk los krijgen uit hun omgeving”, stelt Bellinga vast. “Dat komt omdat de organisatiestructuren waarbinnen projecten zich afspelen zowel ingewikkelder zijn als sneller veranderen dan vroeger. Dat geldt ook voor de maatschappelijk context die steeds meer invloed op projecten uitoefent. Er moet veel meer rekening gehouden worden met omgevingsfactoren, terwijl steeds minder makkelijk te voorspellen is met welke externe invloeden het project wanneer te maken krijgt. Projecten krijgen steeds vaker te maken met aanvaringen en mislukken ook vaker. En als het beoogde doel wel gerealiseerd wordt, bestaat de kans dat dit inmiddels achterhaald is of dat de kosten daarvan niet meer te verantwoorden zijn. Je vaart als het ware in de mist. Je weet niet meer hoe je er moet komen, maar je weet ook niet meer waar je moet zijn.”


Het zijn deze toenemende onzekerheden die van het projectmanagement nieuwe competenties vraagt. De eerste reacties hierop in het vakgebied gaan volgens Bellinga echter niet altijd de goede kant op. “Wat je ziet is dat het projectmanagement in veel gevallen de gegeven onzekerheden in projecten probeert te tackelen met nóg meer structuur en systematiek. Steeds weer wordt dezelfde film gedraaid die de opdrachtgever allang niet meer het resultaat levert dat hij wil hebben. Vooraf de koers bepalen voor het zo efficiënt mogelijk bereiken van het projectdoel kan niet meer.”


De ontwikkeling van projectmanagement moet daarom de andere kant op. Bellinga: “Niet die van het vasthouden aan en versterken van vaste patronen, maar die van werken volgens scenario’s. Je neerleggen bij het gegeven van onzekerheden en het zoeken naar methoden om snel en adequaat te kunnen reageren op veranderingen en gebeurtenissen die van invloed zijn op het project. Projectmanagement als een ontdekkingsreis dus. De projectmanager moet zijn angst voor het moeten loslaten van controle en sturen op visie in plaats van op instrumenten omzetten in een uitdaging. Hij moet de durf hebben verantwoordelijkheden met zijn teamleden te delen en per ontdekkingsreis een keuze te maken voor de teamsamenstelling en de gereedschappen die hij denkt nodig te hebben om deze tot een goed einde te brengen.”

Henk Bellinga


“Wat je ziet is dat het projectmanagement in veel gevallen de gegeven onzekerheden in projecten probeert te tackelen met nóg meer structuur en systematiek. Steeds weer wordt dezelfde film gedraaid die de opdrachtgever allang niet meer het resultaat levert dat hij wil hebben. De ontwikkeling van projectmanagement moet daarom de andere kant op."

Vertrouwen

Projectmanagement moet weer terug naar de essentie ervan: Het effectueren van verandering. “In een eveneens snel veranderende projectomgeving biedt het vasthouden aan oude structuren en systemen daarvoor slechts een schijnzekerheid”, benadrukt Bellinga. “Het project stapsgewijs opbouwen biedt veel meer zekerheid. De projectmanager moet zich bewust zijn van het gegeven dat flexibele planning en controle in complexe projecten meer effect sorteert dan een strakke planning en centrale controle. Het is daarbij essentieel een visie te hebben op de richting van het project en volledig open te staan voor externe invloeden zodat daarop adequaat gereageerd kan worden.”


Het is een zoeken naar een vorm van zekerheid in een onzekere tijd. “Adequaat kunnen reageren op veranderingen of gebeurtenissen vraagt om competenties als improvisatievermogen en creativiteit. Een flexibele controle die niet meer door de projectmanager alleen uitgeoefend kan worden, maar een verantwoordelijkheid moet worden van het gehele projectteam; maar ook de opdrachtgever en in sommige gevallen zelfs de projectomgeving. Dat betekent sturen op vertrouwen. Maar hoe krijg je zekerheid over vertrouwen?”


De praktijk biedt op dit gebied nog weinig houvast. De harmonische vertrouwensrelaties die nagestreefd wordt, is doorgaans contractueel vastlegt in termen van wat je van elkaar mag verwachten. Bellinga: “De projectmanager moet het vertrouwen winnen met openheid en doordachte, transparante procesvoering. Door het faciliteren van interactieprocessen. Zowel bij zijn opdrachtgever, zijn projectteam als in de projectomgeving. Openheid over zijn onzekerheden, maar ook over zijn visie op de richting van het project en de scenario’s die hij heeft om met die onzekerheden in het project om te gaan. Maar ook het managen van verwachtingen. Hij moet iedereen antwoord kunnen geven op de vraag wat het project hem of haar oplevert.”

Gevoel

Het projectmanagement van de toekomst zal een sterkere nadruk moeten leggen op emotie dan op rationaliteit. Gevoel voor de selectie van de juiste medewerkers, gevoel voor de juiste koersaanpassingen en gevoel voor het omgaan met mensen die geïnspireerd en gemotiveerd moeten worden om alert te reageren op veranderingen. “De uitdaging van management is dan ook leiderschap”, aldus Bellinga. “Teamleden voelen feilloos aan wie een goede leider is, of de projectmanager voor of achter hen staat, hen coacht en hen daarbij voldoende ruimte geeft om hun persoonlijke talenten te ontplooien. De ultieme uitdaging is te ontdekken waar je de passie tevoorschijn ziet komen. De bevlogenheid om de ontdekkingsreis tot een succes te brengen in het belang van de verandering die ermee beoogt wordt. De competente projectmanager van de toekomst, is degene in wie de betrokkenen geloven en die ze vertrouwen. Geloven dat hij het kan en vertrouwen dat hij het goed zal doen. De projectmanagementwereld moet grip zien te krijgen op die emotie, door technieken te ontwikkelen om vertrouwen te herkennen en vertrouwen te creëren.

Volgende artikel: Column