COLUMN

Goede voornemens

De feestdagen breken aan. De balans voor 2019 wordt opgemaakt. De budgetten voor 2020 zijn bepaald. De laatste loodjes van dit jaar wegen weer zwaar. Nog even een paar deadlines afvinken. Dan uitblazen tussen Kerst en Oud & Nieuw, voordat het circus weer opnieuw begint. Maar waar gaan we die budgetten dan precies aan uitgeven? En wat moet er eerst opgeleverd worden?

Alles is belangrijk en alles moet af. Liefst gisteren. Herkenbaar? Goed portfoliomanagement is een activiteit, een proces dat idealiter voortdurend doorloopt. Plannen maken, plannen uitvoeren, evalueren en plan aanpassen waar nodig. En dit oneindig herhalen. Dat is in de praktijk niet zo eenvoudig als het lijkt. Het is eigenlijk net een goed voornemen. Hoe vaak zijn we niet in de bekende valkuilen gestapt en hebben we het toch weer veel te druk gehad?

Enige tijd geleden begeleidde ik een managementteam dat zijn volledige projectenportfolio actualiseerde. Er was ruim baan voor nieuwe initiatieven. En dat is best spannend. Want, waar begin je? Dit zijn cruciale keuzes voor een organisatie, die bepalend zijn voor de toekomst. Dat vereist visie, kennis en kunde. Maar ook een gezonde dosis lef om daadwerkelijk te durven kiezen.


Uitgangspunt was een lijst met potentiële projecten, bestaande uit onderwerpen van interne architectuurverbeteringen tot innovatieve producten voor de klant. Ook belangrijk: de juiste mensen aan tafel. Directeur, Enterprise Architect, Manager Klant, Innovatie specialist en Product (Portfolio) Manager waren aanwezig. Aan de hand van het SAFe framework en de bijbehorende methode van relatieve inschatting (Weighted Shortest Job First) zijn we aan de slag gegaan in een aantal sessies.


Als procesbegeleider stelde ik vooral kritische vragen, om de juiste focus te behouden. Als iets belangrijk is, is het niet per definitie urgent. Creëert het project potentieel toegevoegde waarde voor de klant of wordt er een risico voor de organisatie gemitigeerd? Wat vinden we dan belangrijker? Het is verleidelijk om uit te weiden over een deadline, terwijl er relatief weinig toegevoegde waarde is voor de klant. De kracht van het proces zit in dit soort inhoudelijke discussies!

Deze focus en discussies zorgden voor een objectieve classificatie van de lijst projecten. Volgende stap is dan samen de balans opmaken. Klopt deze classificatie met ons beeld van het portfolio? Is het in lijn met de visie en strategie van de organisatie? Willen we toch andere keuzes maken in prioritering?


Net als het implementeren van goede voornemens, heeft portfolio management discipline nodig. Het is een proces. Creëer een cadans die werkt voor jouw organisatie. Onthoud ook dat je het niet allemaal alleen hoeft te bedenken en doen. Juist zo’n gemêleerd gezelschap als hierboven, zorgt voor scherpte op inhoud. Zodat je gezamenlijk komt tot een bewuste keuze. Een kwestie van samen doen. Op naar een gelukkig, gezond én overzichtelijk nieuw jaar.

Over de auteur:

Angela Barendregt MSc

Angela is Projectsucces Consultant bij Blue Bricks. Zij heeft 8 jaar ervaring in verandertrajecten op het snijvlak van Business en IT. Zowel in traditionele projecten als agile en SAFe transformaties. Zij zoekt daarbij altijd naar de bestpassende oplossing die zorgt dat het doel met succes behaald wordt.

Volgende artikel: Tooling